Wanneer we in de engelse versie van Wikipedia de term "Paperless Office"
opzoeken krijgen we een erg kritische artikeltje dat aanvangt met :
"The paperless office was a visionary or
publicist's slogan, supposed to apply to the office of the future".
Paperless office is de natte droom van zeer veel managers, en houdt in
dat op de burelen geen papier meer nodig is, de ganse behandeling van een dossier gebeurt via informatica.
Paperless office bestaat dan ook uit een combinatie van 2 processen :
scanning en workflow. Dit laatste betekent dat een dossier doorheen de dienst of tussen diensten wordt uitgewisseld niet door
hand-in-hand-overdracht, maar wel via informaticaweg.
Slechts weinig plaatsen waar men het ooit probeerde in te voeren zijn
er echter in geslaagd om het inderdaad tot een goed einde te brengen. Een van de belangrijkste redenen is dat het wel wat
complexer is dan zomaar scannen van binnenkomende post om deze dan daarna op beeld ter beschikking te stellen van de personen
die het dossier moeten beheren. Het document moet immers nog bij de juiste persoon terechtkomen, er moet een automatisch vervangproces
geschreven worden voor in geval van afwezigheid wegens ziekte of vacantie, beeld moet het dossier volgen, er moet voor gezorgd
worden dat een stuk geen 2 maal behandeld wordt, kortom, zaken die op papier redelijk gemakkelijk te organiseren zijn worden
plots onoverbrugbare hindernissen wanneer ze via informaticaweg moeten plaatsgrijpen.
Veel managers geloven er dan ook niet meer in dat het ooit werkelijkheid zal worden.
Nochtans, het bestaat, en in ons bedrijf zelfs al sinds 1992. Ok, we hadden het niet gemakkelijk, en OK, er slingert nog altijd
papier op de burelen. Ik denk dat het dan ook onrealistisch is om te denken dat ooit alle papier zal afgeschaft worden. Men
zal altijd wel papier op zijn bureel hebben liggen, al was het om even iets uit te rekenen of iets op te schrijven om het
niet te vergeten.
Maar de papieren dossiers werden toen wel degelijk afgeschaft en verwerking
van het dossier gebeurt sindsdien volledig op computer. Bij een telefoontje geen zoeken meer naar "wie is ermee bezig ?",
geen zoeken meer naar "op wiens bureel ligt het dossier ?", geen zoeken meer naar verloren dossiers die verkeerd geklasseerd
werden, geen kilometerlange archiefrekken en torenhoge archiveringskosten meer, geen massa's klasseerders meer wiens enige
taak eruit bestaat dossiers te trekken en terug te steken.
Ook bij klacht geen zoeken meer naar "wie heeft de fout gemaakt, wie heeft de opdracht
gegeven, door wiens handen is het dossier gegaan, wie heeft er juist wat in gedaan ?". Want alles is gelogd, iedere handeling,
elke interveniënt.
Statistieken nodig ? Hoe lang duurt het gemiddeld om die of die taak te vervullen
? No prob, we trekken even een rapportje. Periode van rapporteren : van 1 dag tot de ganse bestaansduur van het systeem, alles
is ergens in de database te vinden die de workflow beheert.
