Tegen de invoering van een papiervrij bureel bestaat veel tegenstand bij de gebruikers en infeite is dit ook niet zo verwonderlijk. Maak U dan ook geen illusie, alles informatiseren en papier totaal laten verdwijnen uit de kantooromgeving is onmogelijk. Het is doenbaar voor routine- en beheerstaken (invoeren dossiers, ...) maar wie denkwerk moet verrichten kan niet zonder papier. Ook in vergaderingen stoort papier veel minder de communicatie dan een PC.

De Amerikanen Harper en Sellen hebben ooit een experiment gedaan waaruit dit duidelijk bleek. Ze boden hun proefpersonen enkele rapporten aan en vroegen hen deze samen te vatten. De helft ervan mocht op papier werken, de andere helft moest een PC gebruiken.

Degenen die papier gebruikten begonnen met de rapporten op en te leggen en konden ze zonder problemen met elkaar vergelijken. Degenen die op PC werkten verloren ieder overzicht omdat ze hooguit 2 of 3 pagina's met elkaar konden vergelijken en permanent moesten van scherm wisselen en scrollen. Hun geheugen werd daarbij ook teveel op de proef gesteld. Ook notities maken was veel eenvoudiger via papier dan via scherm.

Alison Kidd verklaart in "The Marks are on the Knowledge Workers" waarom mensen het soms nodig hebben de papieren rond zich uit te kunnen spreiden. De "klerkentaken" die enkel gegevens verwerken behoeven dit niet (en kunnen dus geïnformatiseerd worden), maar kennisverwerking gebeurt in het menselijk brein op een andere manier.

Kennisverwerking begint met kennis opdoen, iets bijleren. En dit gebeurt bijna steeds door nota's te nemen. Deze worden later zelden of nooit nog geconsulteerd, wat bewijst dat ze niet dienen voor informatieopslag maar enkel als leermiddel.

Door documenten te verspreiden over het bureel wordt ook een fysische afspiegeling gemaakt van wat zich afspeelt in het brein van de "denker". Het is even ongeordend omdat ook in de geest deze mensen (nog) niet weten hoe ze deze informatie moeten gebruiken, catalogeren, rangschikken. Daar zijn ze juist over aan het nadenken. En eens alles duidelijk is heeft de "rommel" zijn taak vervult en kan ze de vuilbak in. Ze dan nog ordenen en opslaan is nutteloos geworden.

Andere "psychologische" factoren die wel spelen met papier maar die met de PC onmogelijk kunnen "beleefd" worden zijn :

* wanneer iemand een wijziging maakt bij een nota van iemand anders dan kan hij dit duidelijk afgescheiden van dienst tekst (in de marge, ...)

* hetzelfde gebeurt met teksten uit boeken en magazines

* schema's uittekenen, planningen opstellen, het gaat veel vlotter op papier dan op PC

* je kan gemakkelijker met 3 rond een document zitten dan rond een scherm. Gezien het scherm voor je staat en het papier "onder" je is de kans op oogcontact veel groter bij papier dan bij een scherm. En het is juist dit oogcontact dat zorgt voor de ploeggeest

* Als je iets moet bepraten met een ander kan je makkelijker een blad papier onder je arm nemen dan een PC. En persoonlijke communicatie zorgt voor het olieën van het team. Enkel via e-mail discussieren laat niet toe een hechte band te smeden tussen alle betrokkenen.

* Daarenboven krijgt iedereen in zijn mailbox zoveel informatie binnen dat niemand ze nog echt kan lezen. Gezien copieren en verzenden/verdelen meer inspanning vraagt is dit bij papier niet het geval. Daar wordt men enkel "in copie gezet" als men ook werkelijk bij de zaak betrokken is. Papier krijgt hierdoor meer aandacht dan mail.

* Papier kan veel flexibeler dan een scherm gelezen en nagezocht worden. Je bladert veel gemakkelijker in een bundel van 100 pagina's dan in een PDF-document van dezefde tekst. Heen en weer springen, doorzoeken, vluchtig doorbladeren, hiervoor gaat niets boven papier.

* En zeker wanneer documenten met elkaar moeten vergeleken worden is dit op PC erg moeilijk uit te voeren. Op papier leg je hen gewoon naast elkaar en kan je bladeren door beide tegelijk om gelijkaardige passages op te sporen.

* Ook lezen en schrijven tegelijk is op een PC ondoenbaar, terwijl het op papier een fluitje van een cent is. Een samenvatting of notities maken van een tekst die men voor ogen heeft is veel moeilijker via PC dan via papier.

* Op papier is het veel gemakkelijker diverse bronnen samen te brengen dan op scherm. Een studie, een verslag, een tijdschriftartikel, een uittreksel uit een boek zijn snel afgedrukt, gecopieerd en in een farde gestoken, maar hetzelfde doen met een PC is erg tijdrovend, zeker wanneer deze informatie ook nog eens moet gedeeld worden.

* Essentieel is een goede referentie meegeven aan de documenten. Dit geldt zowel voor papieren als electronische archivering. Maar bij electronische archivering is dit wel iets makkelijker omdat men bij het wegschrijven kan voorzien dat een formulier moet ingevuld worden met de essentiele gegevens. Daarenboven zijn er meer en meer applicaties op de markt die ook de inhoud van documenten lezen en een trefwoordenregister opstellen. Hierin zoeken is kinderspel.

* Hou rekening met menselijke weerstand en ook met een leerkurve. Denk ook niet dat alle papier van de ene dag op de andere zal verdwijnen. Er is een aanpassingsperiode nodig voor iedereen.

Het is dus duidelijk dat een PC niet aan alle behoeften van een "kenniswerker" kan voldoen.