|
Daarnaast heb je ook gestructureerde en ongestructureerde mensen. De
gestructureerden, de zgn "filers" ordenen dadelijk alles wat binnenkomt en bergen het op. De ongestructureerden, de "pilers"
laten het gewoon op hun bureel liggen., en wel in concentrische cirkels. Wat dichtstbij ligt is "hot stuff", wat verder af
ligt is niet zo dringend. Op de uiteinden liggen de zaken die zouden kunnen weggegooid of gearchiveerd worden.
Hoe
raar ook, het zijn de "chaoten" die het snelst iets terugvinden. Filers besteden vaak teveel tijd aan het concipieren en opstellen
van hun klassement, ze slaan vaak teveel op en, hoe raar het ook klinkt, ze weten vaak zelf niet goed meer achteraf hoe ze
hun klassement juist hebben gemaakt. Daarenboven zijn filers eerder geneigd informatie te zoeken buiten hun "klassement",
eerder dan ze op te zoeken in hun eigen stukken. Maar ze vinden dergelijke informatie sneler dan pilers. Pilers hebben dan
weer het voordeel dat toegang tot hun stukken veel directer is (ze moeten niet in kasten duiken) en dat ze rondom zich permanent
documenten hebben liggen ide hen herinneren aan hun lopende en toekomstige taken.
Managers moeten dan ook zeer goed
opletten wanneer ze op deze processen ingrijpen, omdat ze dan vaak de "denkwijze" zelf van de bediende fundamenteel wijzigen.
Resultaat is de bouw van enorme databases met informatie die niemand opvraagt. En als ze al eens opgevraagd wordt dan wordt
ze afgedrukt en zo verwerkt. Omdat afdrukken snel en zonder veel problemen kan gebeuren, is de neiging om veel af te drukken
erg groot. Immers : om toch maar niets nuttigs of belangrijks te missen in het overaanbod wordt "alles" afgedrukt en in die
papierberg wordt dan later wel gezocht naar wat men nodig heeft. Waar men dus papier wil besparen zal er juist nog meer gecreëerd
worden.
Informatie is soms ongestructureerd
Ook wordt vaak juist die informatie vastgelegd die niet nuttig is. Zo probeerde een Brits bedrijf ooit het papierwerk van
de vertegenwoordigers te informatiseren. Ze moesten zich enkel nog inloggen op een DB en iedereen kon alle informatie bereiken.
De DB voorzag allerlei informatie over werkwijze en organisatie van de bezochte bedrijven, hun noden, ... En ze werd nooit
geraadpleegd omdat de belangrijkste informatie van de verkopers bestond uit namen van contactpersonen, hun hobby's, persoonlijkheden,
... Maar die "off the record"-gegevens zagen ze natuurlijk niet graag opgeslagen worden in een database. Of hoe weer maar
eens het concipieren achter een bureel zonder het nodig te achten tot de werkvloer af te dalen leidt tot buitensporige en
nutteloze uitgaven.
Ook bij life-contact met publiek is het niet aan te raden om de computer in te schakelen. Dit
kan perfect wanneer het gewoon om invoer van gegevens gaat (reisbureau, bank, ...), maar niet wanneer er een gesprek moet
gevoerd worden (politie, journalistiek...). In dat geval hindert het gebrek aan oogcontact zeer sterk het goede verloop hiervan.
Afdrukken is soms onontbeerlijk
Welke de wettelijke aanvaarding en bewijskracht is van een gescand document varieert van land tot land en kunnen we dus
hier niet aan bod laten komen, maar het speelt zeker mee bij de invoering van paperless office.
Al ooit geprobeerd
een dik dossier te consulteren op scherm ? Of een boek te lezen op je PC ? Moeilijk, om niet te zeggen : onmogelijk. Een technische
handleiding gaat nog, maar een roman, neen, dat hou je liever in je handen. Nu is het wel zo dat romans niet thuishoren op
de werkplaats (behalve die van critici) maar toch, ook in de bedrijfswereld kunnen teksten voorkomen met een respectabele
lengte. Bijna iedereen zal deze afdrukken wanneer hij ze aangeboden krijgt op scherm.
Maar niet enkel grote teksten
worden afggedrukt. Ook mails, verslagen enz worden afgedrukt. Waar deze vroeger werden gecopieerd en rondgestuurd worden ze
nu individueel door elke ontvanger voor zich afgedrukt. Ondanks de PC groeit het papierverbruik in (vooral kleine en middelgrote)
ondernemingen dan ook jaarlijks aan met 6 à 7%, met pieken tot 40% kort na invoering van informatica in het bedrijf (1 à 3%
van de bruto inkomsten van de onderneming). Een hoop papier meer dus waar infeite papierloos zou kunnen gewerkt worden. Hoe
gemakkelijker het de kantoorwerker gemaakt wordt om iets op papier te verkrijgen, hoe meer hij zal geneigd zijn het ook te
vragen. En sinds de invoering van de PC is afdrukken van een tekst heel eenvoudig geworden.
Het is dan ook aan te
raden niet uit te gaan van een project om ALLE papier te doen verdwijnen maar wel te beginnen met een streven naar een mentaliteitswijziging
bij de gebruikers : gebruik papier enkel waar en wanneer dit op zijn plaats is, druk enkel af wat je niet op het scherm kan
lezen, maar leer ook je scherm gebruiken als informatiebron. Dit zet ook minder druk op de gebruikers, zodat de weerstand
tegen invoering van Paperless Office minder zal zijn. Ook kan het minder papierverbruik.gebruikt worden als een symbool van
een grondige reorganisatie. Het is immers een illusie dat paperless office kan ingevoerd worden zonder grondige revisie van
de bedrijfsprocessen. Papierreductie moet voortkomen uit de procesrevisie, het mag geen doel op zichzelf zijn.
"The paperless office is a myth not because people fail to
achieve their goals, but because they know too well that their goals cannot be achieved without paper."
Vorige pagina : Paperless Office, een illusie ?
Paperless Office : een Definitie
Inhoudstafel Scanning
Inhoudstafel Workflow
|
