• Deze formaten danken hun status van defacto standaard aan hun wijdverspreidheid maar hun technische specificatie wordt niet vrijgegeven en ze zijn afhankelijk van één producent
• Voorbeelden : AVI, Word, Wave, Exel, BMP

Normen voor een Stabiel Formaat

Een geschikt “archiverings”-formaat beantwoordt bij voorkeur aan volgende criteria:

• gestandaardiseerd, maar ook gedocumenteerd. Men gaat ervan uit dat het gemakkelijk is software te programmeren om dit bestand te lezen wanneer men over de technische specificatie van het formaat beschikt
• stabiel: standaarden kunnen pas gewijzigd worden na het doorlopen van een procedure. Er kunnen daarnaast nieuwe specificaties geschreven worden zonder dat de oude in gevaar komen of oude applicaties in de problemen komen bij het lezen ervan (extendability)
• uitwisselbaar (portability): onafhankelijk van bepaalde besturingssystemen, netwerkprotocollen en applicaties. Standaarden worden ondersteund door software van meerdere producenten en open source initiatieven en ook het Operating System speelt geen rol.
• wijdverspreid en voldoende marktpenetratie
• voorziet een robuust foutopsporing- en verbeteringsmechanisme: fouten in bitopslag zijn herstelbaar
• mogelijkheid tot systematische en geautomatiseerde validatie
• goed gestructureerde opslag van informatie
• opslag zonder informatieverlies: geen lossy compressie
• mogelijkheid tot insluiten van (zelfgedefineerde) metadatavelden. Dit wil zeggen dat de gebruiker zelf ook gebruikersspecifieke informatie kan meegeven aan de file
• in staat om de essentiële eigenschappen van het archiefdocument in tijd over te brengen
• bewaren van de authenticiteit van de archiefdocumenten
• autonoom en zelfvoorzienig, er is geen bijkomende informatie nodig om de file terug zichtbaar te krijgen. 
• drager en apparaat onafhankelijke opslag mogelijk: het formaat kan op elke duurzame drager worden opgeslagen
• eenvoudig en gebruiksvriendelijk: het formaat is niet heel complex of ondersteunt geen ingewikkelde functionaliteiten.

Kiezen van een Formaat

Bij het kiezen van een geschikt formaat voor archivering richt men zich bij voorkeur op de officiële standaarden en de specificaties. Enig pragmatisme is hierbij aanbevolen. De hiërarchie is een belangrijke leidraad maar is niet zaligmakend. De status van officiële standaard garandeert immers niets op zich. Zo kennen bepaalde specificaties een grotere toepassing dan hun officiële equivalenten (vb XML vs. SGML).

Een andere factor die meespeelt is het feit dat standaarden op diverse wijzen kunnen worden toegepast. De meeste archiveringsformaten laten de gebruiker toe om een aantal instellingen en parameters te definiëren. Zo kan men diverse soorten TIFF-, XML- en PDF-bestanden produceren maar niet elk TIFF-, XML- of PDF-document is geschikt om op lange termijn te archiveren.

De gearchiveerde digitale archiefdocumenten zijn best zo autonoom mogelijk. De afhankelijkheden voor reconstructie worden best tot een absoluut minimum beperkt. Het ontbreken van één noodzakelijke schakel in het reconstructieproces kan immers tot verlies van het archiefdocument leiden. Omwille deze reden worden lossy-compressie, encryptie[2], paswoorden of andere beveiligingsinstellingen zoveel mogelijk vermeden.

Ook kan het nuttig zijn aan te sluiten bij een beslissing van een grote officiele organisatie. Zo bv werd PDF door het ministerie van justitie van de Verenigde Staten uitgekozen als formaat waarin de rechtspraak zal opgeslagen worden. De kans is dan ook heel klein dat PDF in de toekomst onleesbaar zal worden.

Sommige formaten komen omwille van al deze factoren naar voor als op lange termijn meer betrouwbaar dan anderen. Zij komen dan ook het meest in aanmerking voor langdurige opslag, te meer omdat binnen de IT-wereld en de normeringsinstituten er een stroming bestaat om ervoor te zorgen dat deze formaten bij wijziging toch verenigbaar blijven met oudere versies. Een « archiefformaat » kan dus zonder veel problemen gebruikt worden voor langdurige archiveringsdoeleinden.

Er zijn toch al enkele formaten die door de normeringsinstituten (ISO, CEN, …) erkend werden als “archiefformaat”. Dit houdt in dat van deze formaten gegarandeerd wordt dat ze ook in de verre toekomst nog verstaanbaar zullen blijven voor softwarepakketten die met langetermijnopslag rekening hebben gehouden (iets wat toch van archiveringspakketten mag verwacht worden).

Zowel hard- als software moeten dus wel nog regelmatig vernieuwd worden, maar de inhoud van de file hoeft niet meer gewijzigd te worden. Bekendste archiefformaten zijn TIFF, PDF en TXT. Alle 3 hebben het voordeel dat ze “platform-onafhankelijk” zijn, dwz, ze hangen niet af van 1 besturingssysteem (vb niet enkel leesbaar op Windows maar ook op Linux of Unix-machines)

Voor bepaalde types digitale informatie zijn (nog) geen geschikte archiveringsformaten beschikbaar. Deze digitale documenten zijn nauw verbonden met de hard- en softwareomgeving waarbinnen ze werden gecreëerd en kunnen nauwelijks of niet daar buiten worden gebruikt. Dit is momenteel het geval voor bepaalde multimedia-objecten. In dit geval is het aanbevolen om een bestandsformaat te zoeken dat aan zoveel mogelijk criteria van een geschikt archiveringsformaat beantwoordt en waarbij afhankelijkheden maximaal worden vermeden.