Waarom Migreren of Emuleren ?

Wanneer we 5 jaar geleden een document aanmaakten in Word dan kunnen we de dag van vandaag dit document al niet meer openen in de huidige versie van ditzelfde programma. De huidige MS Word begrijpt de betekenis niet meer van de codes die toen gebruikt werden, bv om een paginasprong aan te duiden.

Meestal garandeert de softwarefabrikant voor een gesloten formaat[1] waarvan hij eigenaar is de « compatibiliteit » met de vorige « generatie », soms met de 2 vorige. Dit houdt in dat bv versie 6 van een bepaald programma nog de documenten van versie 5 kan openen en lezen, maar niet noodzakelijk meer die van versie 4 en zeker niet meer versies 3, 2 of 1.

Eenzelfde probleem hebben we met de hardware : ook de apparaten die we gebruiken evolueren en ook de dragers (CDROM, DVD, …) waarop onze informatie is opgeslagen moeten dan ook regelmatig aangepast worden.

Dit kan op 2 manieren opgelost worden :

Migratie

We kunnen alle documenten uit een bepaalde versie in de volgende inlezen en opnieuw opslaan (« conversie » of « migratie »). Dit verplicht de bezitter van het document om elke nieuwe versie van het programma aan te kopen of er maximaal 1 over te slaan. Doet hij dit niet dan moet hij op een bepaald moment een conversieprogramma laten schrijven of aankopen dat een veel vroegere versie omzet naar de meest recente.

Maar dit is een straatje zonder einde omdat nu eenmaal steeds nieuwe versies blijven uitkomen en het wegschrijven van nieuwe bestanden steeds in de laatste versie gebeurt, die men dus altijd moet kunnen lezen. Men heeft dan ook de keuze : het formaat volledig verlaten en overgaan op een ander ofwel blijven migreren naar het laatste formaat.

Wel te verstaan geldt hetzelfde voor de hardware. Ook daar moet alle informatie overgeschreven worden op een « modernere drager »

Deze omzetting is een proces dat veel tijd in beslag neemt en daarom erg duur is. Ander nadeel is dat ook documenten omgezet worden die misschien nooit meer geraadpleegd zullen worden.

Het risico bestaat ook dat deze omzetting niet voor 100% correct gebeurt. Er kan kwaliteitsverlies optreden, conversiefouten of er kan zelfs informatie verdwijnen (vaak het geval voor de lay-out). In hoeverre dit aanvaardbaar is, zowel door de gebruiker als op juridisch vlak, is een niet onbelangrijke vraag.  

Emulatie 

Een andere mogelijkheid om « oude » documenten te lezen is de zgn « emulatie ». Dan wordt een speciaal programma gebruikt dat, telkens een oude file wordt opgevraagd,  deze « vertaalt » in het nieuwe formaat. Emulatie garandeert niet dat de « vertaling » exact overeenkomt met het origineel (hoewel dat laatste meestal wel redelijk goed benaderd wordt).

Bij emulatie wordt het oorspronkelijk document dus niet dadelijk omgezet. Het blijft bewaard in het oude formaat. Het is pas op het moment dat het wordt opgevraagd dat het wordt omgezet naar een formaat dat de viewer begrijpt.

Nadeel is dat de omzetting nog moet gebeuren wanneer het document wordt opgevraagd, wat tijdverlies meebrengt en de CPU[2] belast. Voordeel hier is dus dat enkel die documenten omgezet worden die effectief geconsulteerd worden. Bij migratie worden ook documenten omgezet die misschien nooit meer geraadpleegd worden. 

Emulatie lost natuurlijk het hardwareprobleem niet op, dat kan enkel migratie.

Kiezen tussen beiden

Migratie biedt een oplossing

-          aan documentenzijde : het formaat

-          de hardwarezijde : de drager en lezer

Emulatie biedt een oplossing

-          voor het leesbaarheidsprobleem aan de softwarezijde : het programma dat het  fileformaat kon lezen bestaat niet meer en wordt vervangen door de « emulator »

-          aan hardwarezijde : het programma dat de opslag of het inlezen van de file beheerde op de machines (de firmware) bestaat niet meer en wordt vervangen door de « emulator ». De machines zelf moeten wel vervangen worden via migratie.

In het algemeen is voor het formaatprobleem emulatie meer geschikt wanneer de 'look and feel' en het gedrag van een document van belang is, terwijl migratie volstaat wanneer inhoud en structuur de essentiële componenten van een archiefdocument zijn, maar de exacte gelijkenis tussen “oude” en “nieuwe” document niet zo belangrijk zijn.

Nadeel van formaatmigratie is dat er veel verlies mogelijk is wanneer het in de loop van de bewaartermijn 2 à 3 maal moet gedaan worden, iets wat op lange termijn best mogelijk is. Want elke migratie heeft voor gevolg dat het “nieuwe document” afwijkt van het vorige, zodat op lange termijn een hoop “wijzigingen” of zelfs fouten kunnen geaccumuleerd worden en er op de duur nauwelijks iets van de vorm van het oorspronkelijke document overblijft.  

Daarom wordt, wanneer men voor opeenvolgende migraties kiest, vaak ook de allereerste versie van het document bewaard. Elke migratie gebeurt dan op basis van deze eerste versie en niet op basis van de laatste. Nadeel van deze tactiek is dat voor elk document 2 versies moeten bewaard blijven : de originele en de gemigreerde, wat de opslagruimte verdubbelt.

Voor digitale archiefdocumenten die van bij hun creatie in een geschikt archiveringsformaat worden bijgehouden, is geen migratie nodig zodat slechts één versie moet worden bewaard.

Voor een succesvolle emulatie moet dan weer de specificatie van de technologie beschikbaar zijn.

De zoektocht naar een passende bewaarstrategie werd jarenlang toegespitst op de vraag of emulatie van de originele software-omgeving dan wel migratie van de digitale archiefdocumenten de beste oplossing was. Ondertussen bestaan ook tal van tussenoplossingen die elementen van de migratie- en emulatieoplossing combineren.

TIFF een archiefformaat zodat daarvoor al geen migratie van het formaat meer nodig is, enkel nog migratie van de drager (een DVD en een DVD-lezer bestaan misschien niet meer over 30 jaar). Ook PDF zal redelijk stabiel blijven in de loop der tijd, maar JPEG is zeker geen archiefformaat zodat voor alle kleurscanning in dit formaat in de toekomst goed zal moeten opgevolgd worden wat ermee zal aangevangen worden.

Een andere factor die zeker ook niet mag vergeten worden is de juridische : migratie moet immers gebeuren op zo’n manier dat de autenticiteit van het document gegarandeerd blijft. Het gemigreerde document moet zowel wat uiterlijk als wat inhoud betreft exact overeenkomen met het origineel. Is dit niet het geval dan kan niet meer van een “exacte” copie gesproken worden en loopt men het risico deze voor een rechtbank afgewezen te zien wanneer deze (zoals in België voor banken en verzekeringsinstellingen het geval is) een copie aanvaardt als wettelijk bewijs.