De Stadia

De verwerking gebeurt in 4 etappes

CATCH      

Het document of de boodschap wordt opgenomen of overgezet in electronische vorm. Dit kan op verschillende manieren gebeuren :

(1)   Bron = Papier

Voorbereiding

·          Visueel nakijken van de kwaliteit van het document (papierkwaliteit, contrast, kleur, …)

·          Verwijderen van nietjes, paperclips, …

·          Afmeting aanpassen van te grote of te kleine documeten

·          Scheuren van A4-documenten die aan elkaar hangen (meestal is de scanner geen A3  omdat het merendeel der documenten A4 zijn)

·          Voorsorteren (wat dient gescand, wat niet ? Op welk pak van te scannen documenten dient het bijgevoegd ?)

·          De pakketten samenstellen en eventueel van een barcode voorzien

Scanning

·          Via scanners.

·          De beste resolutie van scanning is 200 DPI

·          Sommigen zijn kleurscanners, anderen scannen in zwart-wit of in grijswaarden. Een kleurscanner kan eveneens in grijs of zwart-wit scannen. 

·          De opslag van de beelden gebeurt onder welk besturingssysteem ? 

·         De beelden worden verscheidene malen gecopieerd (back-ups) 

(2)   Bron = Electronisch Document 

·          opslaan van documenten die reeds in electronische vorm bestaan. (document MS Office, Fax, e-mail, foto, audio, video …)

INDEX

·          De beelden moeten natuurlijk gegevens meekrijgen die het mogelijk maken ze achteraf gemakkelijk terug te vinden.

·          Dit kan op 2 manieren gebeuren :

o        manueel invoeren 

o        optische herkenning : een deel van de gegevens van het gescande document kunnen automatisch worden gelezen en geïnterpreteerd via barcodes of  ICR[1][1]. 

·          De sleutel waarop geïndexeerd wordt moet goed gekozen worden. Het heeft geen zin een document te indexeren op datum als het bijna steeds op naam wordt opgezocht.

·          Sommige velden moeten verplicht ingevuld worden, anderen zijn automatisch opgevuld of mogen leeg blijven 

·          Veelal worden er controles gedaan op de (combinatie van) invoervelden

ARCHIVE

·          Definitieve opslag van het bericht op een drager waarvan de keuze afhangt van de snelheid waarmee het document moet kunnen opgevraagd worden en van wettelijke beschikkingen.

·          De gegevens worden opgeslagen op DVD, harde schijven op servers

·          E wordt gezorgd voor de nodige backups 

RETRIEVE

·          Het terug oproepen van het document voor consultatie en eventueel wijzigen van de index.

·          Hier moeten de zoeksleutels efficient gekozen worden

WORKFLOW

·          Dit behoort niet meer tot het scanproces zelf, maar bij “Scanning Before” is het er wel een vervolg van en zeer sterk afhankelijk van het ganse scanproces. Scanning loszien van workflow of workflow concipieren zonder rekening te houden met de scanning kan enkel maar aanleiding geven tot problemen.

Kosten van het Scangebeuren

Een factor die zeker meespeelt bij de beslissing “scannen of op papier opslaan ?” is het kostenplaatje. Scanning is duur op sommige domeinen (indexeren, voobereiden), goedkoop op andere (opslag). Hieronder een klein overzichtje