Visies op Archiveren

Bij archivering komen verscheidene zaken aan bod die een belangrijke rol spelen. Denken we maar aan de bewaartermijnen, de ingenomen ruimte, het benodigde personeel.

Wanneer we documenten scannen komen er nog enkele factoren bij : hoe bewaren (formaat, drager, …) ? hoe scannen ? …

Sommige van deze factoren zijn tegenstrijdig. Naargelang men het probleem bekijkt met de ogen van een informaticus, een beheerder of een archivaris heeft men een andere visie :

·      De visie van een informaticus is een visie op korte termijn. Hij leeft in een wereld die snel evolueert, waar niets lang ongewijzigd blijft en waar men aanvaardt dat documenten betrekkelijk snel “niet meer consulteerbaar zijn”

·      De visie van de archivaris is daarentegen een visie op lange termijn. De enige evolutie die hij kent is het verloren gaan of vernietigen van documenten of hun verminderende leesbaarheid in de loop der jaren. Hij wenst ook het document zo conform mogelijk het origineel te bewaren, zelfs wanneer dit niet noodzakelijk is.

·      De beheerder wil ook zo lang mogelijk kunnen terugvallen op het document om bij betwisting te kunnen bewijzen wie de aanvraag getekend heeft, wat ze inhield enz

·      Daarnaast zijn er ook wettelijke regels voor de opslag van documenten. Mag men zomaar scannen en een afdruk van het gescand document voorleggen voor een rechtbank ? Welke is de wettelijke bewaartermijn ?

·      De manager wil de opslag zo goedkoop mogelijk houden en weegt af welk risico hij loopt wanneer hij het document te vroeg vernietigt (bv voor hij hier wettelijk het recht toe heeft). In een rechtszaak staat hij dan machteloos, maar hoeveel kost hem de opslag van zoveel nutteloze documenten, hoeveel kan hem een verloren proces kosten en hoe vaak komt dit voor ?

Waar al deze visies samenkomen is het vooral de informaticus die water in de wijn moet doen. Hij moet op zoek naar methoden om tientallen jaren de leesbaarheid van een document te garanderen, tegen alle wetten en geplogenheden in van zijn vakdomein.

Anderzijds moet ook de archivaris zich bewust zijn van de prijs die een te langdurige opslag meebrengt, zeker wanneer het om documenten gaat die zelden of nooit nog geconsulteerd worden. Hoewel deze opslagkost vermindert met de evolutie van de informatica, toch is en blijft het een grote lastenpost.

Waarom scannen ?

Al deze factoren zorgen ervoor dat archiveren via informatica op het eerste gezich niet zo vanzelfsprekend is, vooral wanneer men weet dat een weg terug niet bestaat. Documenten na scanning nog verder op papier bewaren geeft dubbele kosten, maar ze weggooien is ook riskant : eens de documenten vernietigd zijn kunnen ze nooit meer tevoorschijn getoverd worden als de informatica tekortschiet.

Waarom dan toch scannen ? Hier zijn toch enkele goede redenen voor aan te geven :

·      Eens een document opgeslagen is kan het niet meer verloren gaan, mits men goede backup-procedures gebruikt. Elk document bestaat dan minstens in tweevoud en vaak zelfs in meervoud.

·      Wanneer 1 bron uitligt kan gemakkelijk overgeschakeld worden op de alternatieve bron (de backup). In een papier-archief kan dit niet. Vindt men daar het document niet dan begint meestal een lange en vaak hopeloze zoektocht. 

·      Een document kan dadelijk teruggevonden worden. Er moet niet eerst een reeks kasten afgelopen worden om te zien in welke kast, welke plank en welke doos/stapel dit ene document zich bevindt. Om dan nog te zwijgen van het doorzoeken of doorbladeren van deze doos/stapel tot men op het juiste document valt.

·      De consultatie is ogenblikkelijk. Er moet niet eerst iemand de archieven induiken om het dossier te trekken en na afwerking moet er ook niemand terug om het opnieuw te klasseren. Het comfort van alle betrokkenen, maar vooral van de beheerder, neemt hierdoor sterk toe.

·      Men is niet gehinderd door een lage personeelsbezetting. Wanneer omwille van verlof, ziekte, … er een hoge afwezigheidsgraad is onder de archiefverantwoordelijken, dan kan het opzoeken en trekken van het dossier wel eens lang op zich laten wachten. Zelfs met 100 beheerders present kan er nog altijd even snel electronisch geconsulteerd worden.

·      Doordat de kliënt een sneller antwoord heeft op zijn vraag (meestal direct aan de telefoon al) verhoogt het beeld van professionalisme en het serviceniveau heel sterk.

·      Verschillende personen kunnen zonder problemen samen hetzelfde dossier consulteren. Dit is bv erg comfortabel wanneer ze met elkaar over de telefoon een dossier bespreken.

·      De consultatie kan op afstand gebeuren, via een LAN of WAN[1]. Er is geen verhuis van papier nodig zodat het risiconiveau sterk afneemt (diefstal, verlies, vernietiging, …).Gezien dergelijke netwerken zeer goed beschermd worden tegen “inbraak” is ook het risico dat “oningewijden” inzage krijgen van de documenten veel kleinder dan op papier.

·      Deze consultatie op afstand maakt het document veel sneller. Een papieren document dat moet verhuizen tussen 2 personen, die elk een deel van de keten op zich nemen, moet een zekere tijd wachten voor het van het ene bureel/lokaal/gebouw/land naar het andere is overgebracht. Bij een electronisch document is deze overdracht ogenblikkelijk, zelfs over afstanden van de halve aardbol. Een keten (“workflow”) kan dan ook enorm snel doorlopen worden, een document bliksemsnel uitgewisseld.

·      De kwaliteit van een electronisch document gaat, mits bepaalde regels in acht worden genomen, niet achteruit in de loop van de levensduur ervan. Een blad papier wordt mettertijd steeds minder leesbaar en wordt vaak aangetast door springstaarten, stof, vocht …

·      Gezien de prijs per vierkante meter van bureel- en archiefruimte is een opslag via informaticaweg al snel veel rendabeler. Ook opslagruimte op harddisks van servers moet betaald worden, net zoals de licenties voor de software om ze te lezen, de scankosten enz, maar deze komen nooit boven de prijs van een papieropslag op lange termijn uit.

·      Ook het fotocopieapparaat wordt veel minder aangesproken

·      Eens een document gescand is is er nooit meer menselijke interventie nodig. Backup, consultatie  enz  gaan automatisch. Er is dus niemand meer nodig om het dossier te trekken of te klasseren. Enkel de (arbeidsintensieve) voorbereiding en indexering vragen menselijke interventie, maar eens deze achter de rug zijn loopt alles zonder verdere menselijke tussenkomst. 

·      Men kan ook de indexering automatiseren, bv via barcodes of OCR. In zo’n geval is ook hier geen manuele tussenkomst meer nodig.

·      Een document na zijn wettelijke bewaartermijn verwijderen gaat veel gemakkelijker dan op papier. Meestal is de back-up zelfs gemaakt op een permanent medium (vb DVD). Gezien de geringe plaatsruimte die deze veelal inneemt kost het nauwelijks iets om het electronisch document niet te vernietigen maar het eerder definitief te stockeren. Men kan er dus indien noodzakelijk altijd nog op terugvallen en de benodigde ruimte voor opslag neemt desondanks nauwelijks toe in de tijd.

·      Het is mogelijk een balans op te maken tussen opslagprijs en consultatiegraad. In een papierarchief heeft het document maar 2 mogelijkheden : het wordt wel of niet opgeslagen en dus kan hier niet gespeeld worden met verschillende opslagprijzen naargelang de consultatiegraad. Informatica-opslag laat toe een onderscheid te maken naargelang het document dadelijk consulteerbaar moet zijn, of een kleine wachttijd kan aanvaard worden of of het ergens in een kast mag gestockeerd worden. De prijs van elk type opslag verschilt. Meestal is opslag in een kast het duurste omdat het veelal via menselijke interventie terug moet uitgehaald worden bij consultatie. Gezien opslagruimte steeds goedkoper wordt is er steeds minder nood om documenten te verwijderen uit de “onlines” (dadelijk consulteerbare documenten). Deze factor speelt dus een steeds kleinere rol als voordeel van scanning.

·      Mits een goede discipline bij alle interveniënten kan van elk gescand document nauwkeurig de weg nagegaan worden die het binnen het bedrijf heeft afgelegd.

·      Soms is het gescande beeld beter dan het origineel. Reden hiervoor is dat men een scanner kan instellen zodat hij bepaalde kleuren minder waarneemt, meer of minder hard belicht enz. Door met deze “settings” te spelen kan een beeld erg verbeteren.