De vooordelen van een goed workflowsysteem zijn legio.

* Meest in het oog springend is dat er geen personeel meer nodig is om brieven rond te dragen, er geen tijd meer verloren gaat met klasseren en opzoeken. Daarnaast moet er ook geen spoor meer bijgehouden worden om te weten wat er met een dossier gebeurt (wie verwerkt het, wat is er al aan gedaan ?). Dit alles komt immers duidelijk naar voor als de logging van het dossier wordt nagekeken, en dit uit zich weer in een betere klantenservice.

* Ook geraakt werk veel moeilijker in een bottleneck. Wanneer iemand overspoeld wordt met een massa dossiers kunnen een deel ervan terug weggenomen worden en aan iemand anders toegewezen, tot hij zijn achterstand heeft ingelopen komen er geen dossiers meer bij bij deze beheerder, een omscholing is gemakkelijk te regelen door de betrokkene gewoon een nieuwe taak toe te kennen en de oude weg te nemen. Waar dus vroeger één of meerdere kaders nodig waren om het werk te regelen en te verdelen neemt nu software deze taak op zich.

* Doordat de supervisor een groot deel van het werk uit handen wordt genomen (werkverdeling, opmaken van statistieken, minder klachten wegens grote achterstand, ...) heeft deze meer tijd beschikbaar, en dus kan hij meer personeel beheren. Een verhoging met 150% is niet denkbeeldig. Hij kan dan ook meer tijd besteden aan coaching, opleiding, moeilijke dossiers, verhogen van efficiëntie, herzien van procedures en het nemen van beslissingen voor echt complexe dossiers.

* Ook zijn er geen massa's mensen meer die schoenen verslijten door heen en weer te lopen doorheen het bedrijf. Dus minder tijdverlies, ook bv omwille van "sociaal verkeer".

* Een ander voordeel is dat de procedures veel strikter moeten nageleefd worden. Het is veel moeilijker "creatief" om te gaan met instructies. Dit heeft wel het nadeel dat uitzonderingssituaties moeilijker kunnen opgevangen worden. Het is dan ook niet overbodig om een "exit" te voorzien voor een dossier waardoor het onttrokken wordt aan de automatische verwerking. Alleen moet dan duidelijk gelogd worden wie en waarom een dossier de uitzonderingsweg nam, zodat later controle mogelijk blijft.

* Er kunnen ook veiligheden worden aangebracht op documentniveau zodat niet iedereen elk document kan inzien. In het kort : workflow is een zeer betrouwbare manier om documenten te beheren en te verwerken, tenminste als het gekoppeld is aan electronische documentenopslag. Is dat niet het geval dan is workflow een hol vat.

* Ook kan iedereen het dossier consulteren, zonder dat het op papier moet opgezocht worden in het archief of op het bureel van de beheerder ervan. Trekken en terugsteken van dossiers is dus totaal overbodig, het personeel ervoor ook (hoewel scanning ook wel een bepaalde hoeveelheid personeel vraagt).

* Doordat er geen fysisch document meer is is het ook mogelijk dat 2 personen tegelijk eenzelfde document verwerken zonder dat er copies moeten gemaakt worden. Als bv een proces voorziet dat in een bepaald stadium 2 verschillende toelatingen moeten gegeven worden kunnen beide "mandaathouders" tegelijkertijd hun werk doen, zonder elkaar te beïnvloeden en zonder dat een document terug moet naar de eerste om diens reactie te geven op de beslissing van de tweede. Of ze kunnen er samen over confereren, eventueel op ver uit elkaar gelegen plaatsen. Daarna kan het weer bij 1 persoon terecht te komen voor verdere verwerking. Kortom : er is een enorme tijdswinst mogelijk en de efficiëntie wint er enorm bij.

* Wanneer eerstelijnsmanagers kunnen zien hoeveel werk er in de pipeline zit en hoeveel er per dag afgeleverd wordt en met hoeveel personeel dit gebeurt, kunnen ze beter de individuele behoeften inschatten : wie heeft vorming nodig en waarin, wie is te traag ? ...Kortom : niet enkel het proces is belangrijk in workflow, ook de personen die deze moeten waarmaken mogen niet vergeten worden. Niet enkel vloeiender maken van de verwerking moet in rekening gebracht worden, ook het begrijpen en beheren van de processen en de rol van het personeel hierin maakt integraal deel uit van een goede exploitatie van workflow.

* Doordat permanent alle betrokken factoren opgevolgd worden komt men automatisch tot een voortdurende verbetering niet enkel op het niveau van "productmanagement" maar ook van "qualitymanagement". Daarenboven is het voor het personeel altijd motiverend te weten dat zijn werk volgens objectieve normen gemeten wordt en te kunnen controleren waar hij ergens staat in de verwezenlijking van zijn doelstellingen (inbegrepen de afgesloten SLA's).

* Het is ook mogelijk dat bij overschrijding van bepaalde grenzen een "alarm" wordt gegeven aan een aangewezen persoon (meestal een supervisor of manager). Deze weet dan dat hij bijkomende maatregelen moet nemen om de werklast, de achterstand, .... op te vangen.

* Wat ook kan is dat, wanneer de workflow standaard een controlestap voorziet, bij elke verbetering van een fout het systeem zelf in de logs op zoek gaat naar de "verantwoordelijke" en dan diens bekwaamheidsparameter aanpast volgens bepaalde regels.

* In se mag gezegd worden dat de productiviteitsstijging rond de 25% ligt. Belangrijke factor daarbij is dat veel stappen wegvallen wanneer men ze één voor één kritisch bekijkt. Zo worden controles om de controle afgeschaft, of loggings die gedaan worden om zich in te dekken. Vaak worden stappen die op papier werden ingevoerd om niet voor de hand liggende redenen afgeschaft of samengebracht. De reengeneering die best de invoering van workflow voorafgaat kan zo tot een verdubbeling van de productiviteit leiden.

* Er is minder opleiding nodig omdat een bediende geen overzicht meer moet hebben over de ganse keten, enkel de taak voor en na hem moet hij begrijpen. Workflow kan zelfs de taak op zich nemen om de gebruiker stap voor stap voor te schrijven hoe hij zijn taak moet volbrengen (een soort wizzard dus).

* Een dossier moet afgewerkt worden, het kan niet meer uitgesteld worden. Dit geldt niet voor alle types workflow maar pushen en pullen kan enkel als het vorige dossier is afgewerkt. Werkt men met intrays dan kan een dossier wel nog blijven liggen als het te lastig is. Maar dat is gemakkelijk te controleren via de logs. Ook wanneer iemand een dossier laat verdwijnen is er nog altijd een spoor terug te vinden van de laatste persoon die er toegang to had.

* Doordat een dossier gemakkelijk kan opgevolgd worden is de kans dat een bepaalde transactie (betaling, bestelling, ...) te laat of niet gebeurt erg klein. Nalatigheidsintresten, boetes, ... horen dan ook tot het verleden.

* Daarnaast zijn er ook verborgen winsten : zo zal de meest bekwame persoon ook de meest complexe dossiers krijgen (op papier slaagt hij er daarentegen vaak in de gemakkelijkste te vinden) terwijl een beginneling de routinetaken toegewezen krijgt.

* De dossiers in een push en een pullsysteem kunnen aangeboden worden in volgorde van belangrijkheid, dringendheid enz. Op papier moet je, als een "hiërarchie" wil aanleggen eerst je ganse post doornemen om te weten welke eerst behandelen.

* Psychologisch is het ook prettiger slechts 1 dossier per keer op zijn "bureel" te krijgen, zeker wanneer er enorm veel werk is. Een stapel "af te werken" dossiers voor zich hebben werkt erg demotiverend.

* Hetzelfde geldt voor moeilijke dossiers : die krijgt men eerst, zodat de neiging deze steeds opnieuw opzij te leggen in de kiem gesmoord wordt. Daarenboven heeft iedereen wel moeilijke en gemakkelijke, zware en lichte, dringende en niet dringende dossiers. Een veel eerlijker werkverdeling dus.

* Een reorganisatie of verfijning, een inspelen op externe factoren, ... gaat veel gemakkelijker want de flux van een dossier is gemakkelijker aan te passen.

* Tenslotte zijn er ook de imateriele verbeteringen : meer werkplezier (doordat de regels die gevolgd worden zeer duidelijk zijn), grotere veiligheid, betere klantenservice, betere traceerbaarheid, ...