*   De trigger van de workflow is meestal het gescande document. Dit moet zo correct mogelijk geïndexeerd worden, zoniet gaat het een verkeerde weg op. Niet elk document moet immers op dezelfde manier behandeld worden. Daarom moeten op de indexering mensen zitten die grondig op de hoogte zijn van de verdere verwerking. Alleen : indexeren is een saai werk en beheerders doen het dan ook niet graag. Het wordt dan ook vaak gegeven aan minder hoogwaardig personeel. Met alle gevolgen van dien. Indexeren mag niet onderschat worden want het is het fundament waarop al de rest van de workflow gebouwd wordt.

*   Softwareverkopers laten maar al te graag geloven dat hun grafisch workflowsysteem volstaat om eender welk proces te beheren en dat het zeer eenvoudig is om eventueel een reorganisatie door te voeren. Een Business Analyst zou volstaan. Dit is niet het geval : Workflow vraagt altijd samenwerking met een programmeur, al was het maar omdat er gegevens moeten overgedragen worden tussen de verschillende applicaties, zodat er verschillende interfaces moeten geschreven worden. Dit heeft dan wel niets te maken met de workflow zelf, maar gegevens die van één applicatie op een andere moeten overgedragen worden moeten toch van de workflow hier opdracht toe krijgen, zodat ergens een vebinding moet geprogrammeerd worden tussen WFMS en applicatie. Een workflowsysteem dat deze rol niet kan vervullen omdat dit soort  “programmering” niet op een eenvoudige manier mogelijk is, is dan ook verloren kost.

*   Een verleiding die met een workflowsysteem ook bestaat is dat men gegevens het ganse bedrijf rond laat reizen, maar dat er nauwelijks verwerking is in elke stap. Waar het eindresultaat normaal de eerste plaats moet innemen komt men met een “gemakkelijk te hanteren” workflowsysteem al snel in de verleiding de “weg erheen” de meeste of alle aandacht te schenken. Resultaat is dat wat een tijdsbesparing moet worden al snel verwordt tot een zware en erg inefficiënte werkwijze. Waar vroeger enkel de noodzakelijkste partijen inbreng hadden en advies moesten uitbrengen zal nu jan en alleman tussen moeten komen. Het is immers in de flowchart maar één pijltje meer, “dat is snel gezet”.

*   Een ander nadeel van workflow is zijn “dwingend karakter”. In culturen waar men redelijk strikt is met regels heeft dit geen negatieve weerslag, maar waar men graag nogal laks of creatief omspringt met regels is invoering van workflow vaak iets wat op sterke tegenstand botst. Daar voelt men zich niet thuis in een dwingend keurslijf. En inderdaad, een goed workflowsysteem moet in ieder stadium van het proces toelaten om “errond” te gaan, op voorwaarde dat dit gelogd wordt en er een verplichting is om een reden op te geven die de kortsluiting rechtvaardigt. Elk bedrijf kent immers zijn “commerciele gestes” die buiten de normale flux van een proces genomen worden. Soms ook moet na deze “zijstap” het dossier toch terug de workflow in. Soms terug van in het begin, wat makkelijk is, maar ook soms in dezelfde of een volgende stap, en dat is veel moeilijker om te beheren voor de workflow.

*   Workflow invoeren is dan ook een beslissing met diepgaande gevolgen omdat niet enkel de werkwijze vaak moet herzien worden maar ook omdat bijna steeds de bedrijfscultuur “aangetast” wordt.

*   Ook aan de zijde van de “gebruiker op het veld” loopt er vaak iets verkeerd. Zelden heeft het management een idee over de hoeveelheid werk die een bediende kan verzetten en hoe het maximum kan gehaald worden uit de beschikbare bronnen. Hoewel dit met workflow gemakkelijker na te gaan is toch zal dit zelden gebeuren. Waar vroeger een groot pak “achterstallige post” op iemands bureel lag of nog moest verdeeld worden, zal dit nu “verborgen worden” door de verspreiding over de “intrays” van de individuele beheerders. In een systeem van “intrays” valt achterstand minder op dan vroeger. Men zal dan ook zelden actief op zoek gaan naar de oorzaken van een achterstand, laat staan er effectief iets aan doen.

*   Een WFMS kan gemakkelijk rekening houden met de bekwaamheid van een individueel gebruiker. Dat betekent dat men, naargelang iemand meer ervaren wordt, zijn “skillparameter” in het systeem moet aanpassen. Sommige WFMS voorzien ervaring niet als een “gewicht” bij de werkverdeling, anderen laten het wel toe. Maar een workflow beheren houdt in dat men alle parameters regelmatig (en liefst vaak) up-to-date houdt en dat gebeurt zeer zelden.

*   Komt daar nog bij dat slechts weinig workflowsystemen managerinformatie leveren, hoewel dit wel steeds als een verkoopsargument wordt gebruikt. Alle informatie is aanwezig en kan uit de logs worden gehaald, maar deze informatie wordt zelden standaard geëxploiteerd. Hoogstens krijgt men enkele cijfers over de duur van elke stap in het proces. Meestal laat men dit over aan de klant die zelf maar moet moet programmeren wat hij als informatie wil bekomen. Hulpmiddelen om statistieken te creëren worden echter zelden of noit bijgeleverd.

*   Het sterkste punt van workflow, dagelijkse werkopvolging, wordt dan ook heel zelden geëxploiteerd. Er wordt teveel naar de processen gekeken, hoe werk gedaan krijgen, maar te weinig naar het management ervan : hoe de ressources maximaal exploiteren, welk is de inkomende werklast, welke de uitgaande, waar zitten de bottlenecks, … ? Hoewel alle gegevens aanwezig zijn toch heeft zelfs na de invoering van workflow het management vaak nog steeds geen zicht op de hoeveelheid werk die er kan verzet worden met een bepaalde ploeg. Dit uit zich in een “rapportering van het verleden” : managers geven wel cijfers over hoeveel werk hun ploeg verzette de voorbije week/maand, en waarom ze niet meer konden, maar ze hebben geen zicht op de hoeveelheid dossiers die ze met de beschikbare personeelsbezetting eventueel zouden aankunnen. Dat laatste wordt dus nooit in een rapport gegoten.

*   Nog een andere valkuil van workflow is dat een proces opgedeeld wordt in teveel stappen en vooral dat deze toegewezen worden aan teveel verschillende “specialisten”. Het is toch gemakkelijk om uit te tekenen in de flowchart. Nadeel is dat bij iedere stap een wachtrij gecreëerd wordt zodat de totale verwerkingsduur enorm verlengd wordt. Een goed evenwicht tussen “specialistentaken” en “taken voor een gewoon beheerder” is dan ook van kapitaal belang.