Groot probleem bij ieder scansysteem
is dat er steeds documenten zijn die absoluut in oorspronkelijke vorm moeten behandeld worden.
Zijn deze documenten gemakkelijk te herkennen
dan geeft dit weinig problemen : de scanverantwoordelijken laten ze een zijspoor volgen en maken ze op papier over aan de
betreffende dienst.
Moeilijker wordt het wanneer het om documenten
gaat die op het eerste gezicht “normaal” zijn en pas opvallen als er meer aandacht aan besteed wordt dan de “routine”.
Vaak moeten die na scanning terug uitgetrokken worden en als dit pas laat bovenkomt zijn de stukken vaak al vernietigd.
Daarom is het aan te raden de stukken na scanning toch nog de zowat een maand op te slaan. Ze zolang opslaan als de beheersdienst
"achterstand" heeft is nog beter, maar dan moet wel een feedback voorzien worden tussen scanners en beheerders want de achterstand
varieert in de loop der tijd en dus moet ook de opslagperiode permanent aangepast worden. Anderzijds moet ook voldoende ruimte
voorzien worden om documenten op te slaan, en deze vergroot exponentieel in de tijd. Immers : achterstand wordt opgelopen
door een grotere aanvoer en dit betekent : meer documenten per dag die binnenkwamen, niet konden verwerkt worden en opgeslagen
moeten worden. Hoe meer er per dag binnenkomt, hoe meer achterstand bij de beheerders en hoe meer dagen van een groter volume
betrokken zijn.
We mogen niet vergeten dat zeker bij paperless
office, waar “Before treatment” gescand wordt, de tijdsdruk zeer groot is en dus vaak aan kwaliteit moet ingeboet
worden om de deadline te halen.
Kortsluiten van de scanning heeft echter
buiten een organisatorisch nog een veel belangrijker gevolg : deze documenten laten geen spoor na tot ze gescand worden “After
treatment”. Gaan ze ergens onderweg of in de beheersdienst verloren of vergeet de beheerder een copie te laten scannen
dan is dit document totaal onvindbaar en soms dus voorwerp van ellenlange discussies. Het is alleen al om die reden aan te
raden zo weinig mogelijk toe te laten dat documenten een parallel circuit gaan volgen.
Wanneer een copie voor een rechtbank niet
rechtsgeldig kan gebruikt worden is het probleem eenvoudiger : alles wordt na scanning gerecupereerd en in een "klassiek"
archief opgeslagen. Vraag is hier dan wel welk nut scanning heeft omdat alle winst die men ermee maakt tenietgedaan wordt
doordat parallel eraan ook nog alles op papier bewaard wordt. Van een kostenvermindering komt men dan tot een kostenverhoging.
Tenzij men het risico neemt om de documenten na scanning toch te verwijderen en bij eventueel geschil de bluts met de
buil neemt. Maar ook dit is weer zo vanzelfsprekend niet omdat veel stukken nu eenmaal op één of andere wijze ook boekhoudkundig
verwerkt werden en de fiscus niet zal aanvaarden dat bewijsstukken niet meer tot zijner beschikking staan.
Origineel of Copie ?
Van andere documenten moet men kunnen garanderen
dat het een origineel was dat binnengekomen is en geen copie. Ook dit is niet vanzelfsprekend want, eens gescand, is dit onderscheid
niet meer te maken meestal.
Vaak geeft dit aanleiding tot discussies
: de ene beweert een copie ontvangen te hebben terwijl de afzender beweert een
origineel verzonden te hebben.
We kunnen manueel op het stuk vermelden of
het om een origineel gaat, maar de tegenpartij neemt dit niet steeds voor waarheid aan. We moeten dan ook vaak conventies
volgen of deze ergens in een beroepsorganisatie proberen aanvaard te krijgen.
Lukt dit niet dan zijn er maar 2 mogelijkheden
meer :
-
Het
origineel wordt bewaard. Het wordt eventueel na scanning gerecupereerd, of anders wordt het gescand onder vorm van een copie
of lokaal.
-
Er wordt een “logo” op het origineel aangebracht dat ergens garandeert
dat we inderdaad het originele document in handen hebben gehad. Wel te verstaan houdt dit in dat een tegenpartij of een andere
maatschappij deze « verklaring op erewoord » aanvaardt.
Enige Foutieve redeneringen
Sommige documeten worden gescand nadat ze
op papier verwerkt zijn. Voor diensten die enkel "scanning after treatment", dus pure archivering, doen geldt dit voor
hun ganse briefwisseling.
Na scanning moet er geïndexeerd worden en
het is pas na indexering dat een document beschikbaar is voor de gebruikers.
De meeste behoefte aan consultatie van een
document is enkele dagen na zijn verwerking : de klant krijgt dan immers briefwisseling thuis en wil erop reageren. Eens deze
korte periode voorbij slaapt het stuk soms jarenlang.
“We scannen wel alles samen”
Gezien scannen en indexeren tijd vragen hebben
veel beheerders/diensten de gewoonte hun afgewerkte post nog een tijdje bij zich te houden om snel te kunnen antwoorden als
er vragen over zijn.
Door te wachten met scannen blijven de documenten
immers ergens bij hen opgeslagen liggen. Opzoeken is niet zo evident. Zitten ze reeds klaar voor de scanning dan moet een
ganse hoop documenten doorbladerd worden, het document uitgetrokken en vooral, de rest van het pakket moet op de juiste manier
terug op de hoop gelegd worden, iets wat niet steeds met voldoende discipline wordt gedaan. Zeker wanneer er meermaals in
gezocht wordt raakt het pakket volledig overhoop en documenten van het ene dossier komen in het andere terecht. En dan spreken
we nog niet over de klient die rustig moet zitten wachten tot hij teruggebeld wordt of een antwoord krijgt.
Erger nog is de situatie wanneer het document
na verwerking op het bureel blijft “slingeren” van de beheerder. Want daar iets terugvinden is ook niet steeds
evident. Niet steeds is het duidelijk wie het stuk het laatst in handen had, niet iedereen heeft even veel orde, sommigen
sluiten hun dossiers weg en nemen de sleutel mee naar huis, … Verlof en ziekte zijn in dergelijke omstandigheden dan
ook erg moeilijk voor de collega’s.
“Indexeren van archieven
kan wachten”
Anderzijds wordt, zeker in perioden van verhoogde
werkdruk of verminderde personeelsbezetting, vaak gedacht dat de archieven “niet zo dringend zijn” en “wel
kunnen wachten”. Dit geldt voor de scanning, maar meer nog voor de indexering.
Ook dit is, om de hierboven vermelde redenen,
een verkeerde denkpiste. Want hier zijn de documenten zelfs helemaal niet meer beschikbaar voor de dienst, ze werden immers
gescand en zijn definitief weg. Het enige wat erop zit is geduld te hebben tot de indexeerders het gescande lot hebben
afgewerkt.
Zoals hierboven reeds besproken moet een
verantwoordelijke voor scanning kort op de bal spelen. Maar dit geldt niet enkel voor de archieven, integendeel, voor de stukken
die in “Before” moeten terechtkomen is dit nog van veel groter belang.
Om tijd te winnen wordt immers vaak geen
datumstempel meer gezet op documenten. Men gaat er dan van uit dat een stuk de dag dat het binnenkomt ook gescand wordt.
Daarenboven is een achterstand in een scancel
enorm moeilijk in te halen. De werklast is er immers grosso modo over een gans jaar gespreid redelijk constant. Het is dus
niet mogelijk, zoals op een productiedienst wel mogelijk is, om pieken en dalen tegen elkaar uit te vlakken. Hoeveel er ook
binnenkomt de dag erop moet alles ter beschikking kunnen staan van de gebruikers.
Scanning After is ongeveer hetzelfde als
documenten in een archiefruimte opslaan. Ze worden erna nog redelijk zelden geconsulteerd en een foute interpretatie van het
type document heeft nauwelijks gevolgen.
Helemaal anders is de situatie bij documenten
die nog een “Scanning Before”-systeem moeten voeden. Beiden moeten perfect op elkaar afgesteld worden en het is
daarom ondenkbaar een werkwijze op papier zomaar om te zetten naar Paperless Office (Imaging en Workflow). Een grondige revisie
van processen is onontbeerlijk.
Groot probleem hier is dat de verantwoordelijken
voor de indexering de documenten zo exact mogelijk moeten kunnen indexeren, zeker wanneer deze aanleiding geven tot verschillende
processen verderop in de workflow. Een fout kan immers een dringend document doen terechtkomen in een “pool” die
helemaal niet dringend verwerkt wordt. De scancel moet dus over niet onaanzienlijke kennis beschikken, niet enkel van documenttypes,
maar ook wat de verdere verwerking betreft. Want ze moet bij twijfel zelfstandig kunnen oordelen welke de beslissing is die
voor de verdere keten het meest opportuun is.
Daarenboven moet om sneller te gaan al een
redelijk grote voorselectie gebeuren bij het openen van de briefwisseling, opdat de scanning en indexering minder tijdrovend
zouden zijn. Een voorbeeld is alle documenten van hetzelfde type samen te brengen zodat via een startblad het documenttype
al vooraf ingevuld is en niet meer stuk per stuk moet ingevoerd worden. Maar dit laatste is enkel mogelijk voor documenten
die in voldoende hoog aantal voorkomen.
Het
heeft ook geen zin de documentschifting te fijn te maken want dit kunnen de personen die indexeren nooit aan zonder tijdverlies
en hoogespecialiseerde kennis. Een maximum van 25 verschillende documenten is dan ook een goede grens. Dat betekent dus dat
de workflow ook niet al te verfijnd kan zijn, want deze gaat immers uit van de verschillende documenttypes die de scancel
invoerde.
De Juridische implicaties
Ik ben geen jurist en zal dus zeker geen enkele uitspraak doen op dat
terrein. Enkel de situatie bij banken en verzekeringsinstellingen in België ken ik goed, maar daar is de situatie ook heel
eenvoudig. Groot specialist in België op gebied van Recht en Informatica is Professor Jos Dumortier, hoogleraar aan de KUL,
advocaat en directeur van ICRI (Interdisciplinair Centrum voor Recht en Informatica).
Uit een verslag van een studiedag op 9 december 2004, georganiseerd door de Belgische
Club voor Informaticaveiligheid (Belcliv VZW) halen we volgende tekst :
Professor
Dumortier, wijst erop dat het recht traditioneel nog veel verwijst naar concepten uit de “papieren omgeving”.
In de laatste jaren is de wetgeving echter grondig gemoderniseerd. Zo zijn er o.m. de wetten op de elektronische handel, de
elektronische handtekening, de elektronische facturen…. Deze wetten hebben ervoor gezorgd dat elektronische gegevens,
e-mail berichten, tekstverwerkingsbestanden … dezelfde juridische waarde hebben als hun papieren tegenhangers. De wetgever
eist daarbij in de regel dat de authenticiteit en de integriteit gewaarborgd blijven.
......
Zo
is er bijvoorbeeld nog geen algemene regel die bedrijven toelaat om hun papieren archief om te zetten in elektronische vorm. ....
Al bij al zijn er volgens Professor Dumortier nog maar weinig juridische obstakels voor het werken met originele digitale
documenten; met dien verstande dat voor bepaalde van deze documenten de authenticiteit en de integriteit moet beveiligd worden .
