Dit is de meest “echte” workflow: Een reeks gestandaardiseerde en gelijkaardige processen wordt het ene na het andere afgewerkt, liefst totaal automatisch. Alleen uitzonderingen moeten nog behandeld worden door menselijke tussenkomst. De automatisering op gebied van de gegevens hoeft echter niet volledig doorgedreven te worden, het volstaat dat het proces automatisch gestuurd wordt.

Vaak wordt dit soort workflow geïntegreerd in de applicaties zelf, maar we zagen reeds dat dit niet enkel voordelen heeft Totaal zelfstandig staande workflow daarentegen vraagt een grondige inventarisatie van alle tussenkomende personen, applicaties, over te dragen gegevens, kortom, een zeer grondige inventarisatie van alles wat “beheerd wordt”.

In ruil krijgt men dan een workflow die van de ene dag op de andere toestaat om een applicatie door een andere te vervangen zonder dat het WFMS zelf dient aangepast te worden. Enkel de interfaces tussen de 2 opeenvolgende applicaties en tussen de nieuwe applicatie en het WFMS moeten herschreven worden.

Groupware

Workflow wordt dikwijls geïmplementeerd door middel van groupware, software die toelaat dat verschillende personen aan eenzelfde project werken. Vaak is deze groupware op zijn beurt gebaseerd op de filosofie van een mailsysteem, waarbij geen mails maar taken worden doorgezonden van de ene naar de andere uitvoerder. Nochtans is dit geen echte workflow.

De reden is tweeërlei : in de eerste plaats moet workflow de gebruikers verplichten een vast patroon, een vaste opeenvolging van taken te volgen. Gebeurt dit niet dan heb je nooit de garantie dat alle taken wel degelijk zullen uitgevoerd worden.

In de tweede plaats is een mailsysteem niet bedoeld om werk te verdelen. Het zal dan ook nooit de flexibiliteit hebben om de taken degelijk op te volgen, in goede banen te leiden en zeker om er betrouwbare statistieken uit te halen.

Ad Hoc

Deze term is stilaan uit de literatuur verdwenen omdat er nauwelijks sprake is van een echt management van de werkflow. Er zit geen vast trramien meer in, er is een willekeur bij het doorgeven dan een dossier, kortom, alle voordelen van WFM ontbreken volledig. Enkel logging schiet over.

Hier beslist de bediende zelf in functie van de verdere verwerking van het dossier aan wie hij het doorgeeft en welke de volgende stap moet zijn. Dit is een traag proces, vereist dat iedereen een zicht heeft op het geheel of tenminste op de gevolgen van zijn keuze op de keten. Men is dan ook nooit zeker dat de flux correct is.

Waar dus in de vorige types de workflow geregeld wordt door het bedrijf draagt dit in adhoc workflow de “macht” over aan de individuele gebruiker. Ook adhoc workflow is bijna steeds een gewoon mailsysteem dat aangepast werd.